A civil szervezeteknek a cél szerinti tevékenységükből, valamint a vállalkozási tevékenységükből származó bevételeit, költségeit, ráfordításait elkülönítetten kell nyilvántartani. A nyilvántartásokat a Számviteli törvény által meghatározott könyvvezetési szabályok, valamint a Számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámolókészítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII.19.) Kormányrendelet szerint kell vezetni.
A könyvviteli nyilvántartás lehet egyszeres könyvvitel, vagy kettős könyvvitel. Közhasznú jogállású szervezetek csak kettős könyvvitelt vezethetnek!
Egyszeres könyvvitel szerint vezeti a nyilvántartásokat az, aki a gazdasági eseményeket, a vagyonban bekövetkező változásokat a pénzmozgással egyidejűleg, annak bekövetkeztekor tartja nyilván. Azaz a bevételeket a beérkezéssel, a kiadásokat a pénzügyi teljesítéssel egyidejűleg kell a könyvekben rögzíteni. A pénzmozgást nem jelentő tételeket külön nyilvántartásban kell rögzíteni és a beszámoló készítésekor ezekből kell számba venni. A könyvelésnek ebben az esetben is zártnak, valóságnak megfelelőnek és folyamatosnak kell lenni. A civil szervezetek egyszeres könyvvitelt kizárólag abban az esetben vezethetnek, ha nem rendelkeznek közhasznú jogállással, könyvvezetésük csak naplófőkönyvben történhet akár kézzel, akár gépi program használatával.
A kettős könyvvitel vezetése azt jelenti, hogy a szervezet a kezelésében, használatában vagy tulajdonában lévő eszközökről és azok forrásairól, továbbá a gazdasági műveletekről olyan nyilvántartás vezetése történik, amely az eszközökben és a forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben, áttekinthetően mutatja. Azaz a kettős könyvvitel rendszerében a teljesítmény elv alapján kell a gazdasági eseményeket rögzíteni, függetlenül annak pénzügyi rendezésétől. A kettős könyvvitel szerinti könyvvezetés ma már kizárólag gépi programokkal történik.
Bármely módon történik a könyvvezetés, a könyveket a civil szervezet – a vállalkozásokkal ellentétben – kizárólag magyar nyelven és forintban vezetheti.
frissítve: 2012.03.30.
